El email sigue siendo el instrumento de comunicación comercial por excelencia, y más aún desde que pudimos llevarnos al móvil nuestro correo electrónico gracias a dispositivos como Blackberry y el resto de smartphones que llegaron después capitaneados por el iPhone. Eso de poder gestionar emails en cualquier lugar fue sin duda un gran avance.
El correo electrónico hace años que se convirtió en un básico, en algo imprescindible en nuestro día a día, pero que también puede ser un arma de doble filo…especialmente si estamos de vacaciones, queremos desconectar y no queremos que nada ni nadie arruine nuestro preciado momento de desconexión.
Y qué mejor forma de hacerlo que con una respuesta automática, por eso en este post os mostramos cómo crear una respuesta automática de vacaciones en Gmail y así comunicar a las personas que se pongan en contacto contigo que durante unos días estarás ausente.
Pasos para crear una respuesta automática en Gmail
1) Accede a Gmail
En la parte superior derecha haz clic en “Ajustes” (símbolo de la tuerca) y se desplegará el menú donde tendrás que hacer clic sobre “Configuración”.
2) Respuesta automática
Al final de la página encontrarás la sección “Respuesta automática”. Marcando “Respuesta automática habilitada” podremos configurar nuestro mensaje.
Debemos seleccionar la fecha de inicio y la fecha del último día en la que queremos que esté habilitada esta función.
En asunto podremos escribir algo así como: “respuesta automática de vacaciones” o algo similar.
En el mensaje podemos ser todo lo creativos o formales que queramos teniendo en cuenta que disponemos del editor WYSIWYG para darle formato al texto, enlaces, añadir, imágenes, etc…como si de un email normal se tratara.
3) Inhabilitar Respuesta automática
Si por un casual has vuelto antes de vacaciones o quieres desactivar el modo respuesta automática antes de la fecha que has indicado puedes hacerlo fácilmente en la parte superior de tu bandeja de entrada, ya que mientras está activo aparece un banner con el asunto de tu respuesta automática.
Si quieres inhabilitarla, haz clic en Finalizar ahora.
4) Cuándo se envía la respuesta automática
La Respuesta automática de Gmail se activa a las 00:00 de la fecha de inicio que hayas configurado y se desactiva a las 23:59 de la fecha de finalización.
Por lo general, sólo se envía a cada persona la primera vez que te escribe, eso sí, con algunas excepciones:
- Si una misma persona vuelve a escribirte al cabo decuatro días y tu respuesta automática sigue habilitada, volverá a recibirla.
- Se reactiva cada vez que la modificas. Es decir, si alguien recibe turespuesta automática y más adelante tú la cambias, esa persona recibirá la nueva respuesta cuando te escriba otra vez.
- Si usasGmail a través del trabajo, de tu centro académico o de otra organización, puedes configurar tu respuesta automática para que se envíe a todo el mundo o solo a los miembros de esa organización.
Por último, recordarte que la Respuesta automática que configures no se enviará a los mensajes colocados en la carpeta de Spam ni a los dirigidos a las listas de distribución a las que estés suscrito.
Si no usas Gmail con tu correo corporativo puedes igualmente habilitar una respuesta automática a través de tu proveedor de hosting/mail, todos estos servicios tiene la opción de configurar una respuesta automática de una forma similar.